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Proyecto de comunicación externa

Nuestro equipo, Subgrupo B4, presentamos como trabajo final un Proyecto de Comunicación Externa que puede ser aplicado tanto a un centro pequeño que,  imparta solo una etapa formativa (Primaria, Secundaria, Bachillerato o como en el caso de algunos miembros tan solo Ciclos Formativos) como a uno de mayor tamaño que imparta diferentes etapas, ya que no cambiaría la esencia sino el tipo de contenidos y temas principales a tratar en cada etapa diferenciada.

1.  OBJETIVOS:

En primer lugar deseamos obtener un sistema de comunicación válido, fiable y eficiente,, que permita participar a todos los miembros de la comunidad escolar ya sean directivos, profesores, personal no docente, colaboradores externos (Staff, invitados, asesores, antiguos alumnos y alumnas, etc), alumnado, padres y madres, y en general cualquier persona interesada que desee contactar con nosotros.

En segundo lugar nos gustaría ofrecer un canal de comunicación moderno, abierto y disponible sin las limitaciones impuestas por las distancias o el espacio disponible ni tampoco por el tiempo y las dificultades de conciliar horarios en una sociedad cada vez más compleja. En este sentido tratamos de ofrecer los elementos para que todos puedan participar sin trabas en un diálogo abierto con el centro educativo.

Por último deseamos que este proyecto contribuya a mejorar la imagen del centro entre los usuarios de sus servicios así como en el entorno que nos rodea.

Concretaremos estos objetivos generales de forma más específica planteándonos como logros inmediatos:

Mejorar la comunicación entre profesores y alumnos al disponer de una herramienta que facilite la comunicación constante.

Facilitar la comunicación con las familias  a través de las redes sociales, creando un canal para que los padres y madres no sean meros receptores de información sino que puedan también hacernos llegar sus comunicados, pues consideramos muy importante promover la participación de los padres y madres en la formación de sus hijos.

Finalmente podremos ofrecer información actualizada de proyectos, actividades, eventos y noticias acompañada de elementos visuales como música, colores, vídeos, fotos, etc. que la hagan más completa y atractiva.

Una imagen que ilustra muy bien estos objetivos es la siguiente:

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Una idea que querremos transmitir es que nosotros no pretendemos comunicar unidireccionalmente sino que más bien tratamos de intercambiar información con todo nuestro entorno con la idea de ampliar horizontes y enriquecer nuestros propios puntos de vista conversando y dialogando.

2. PÚBLICOS:

Nuestro Proyecto de Comunicación Externa se dirige a todas las personas que estén interesadas en comunicarse con nosotros, tanto si ya forman parte de la comunidad educativa como si son invitados o interesados en general. No nos limitamos al presente, al curso actual,  sino que queremos mantener el contacto con nuestros antiguos alumnos y alumnas y sus familias, y por otro lado, establecer comunicación con nuestros alumnos y colaboradores potenciales. En definitiva queremos establecer canales con y entre:

Directivos y responsables: Director, Jefe de estudios, jefes de departamento, tutores, psicólogos, y orientadores.

Profesores

Alumnado

Personal no docente: secretaría, administración, conserjería, etc.

Familias

Colaboradores externos: staff, invitados, asesores, inspección educativa,etc.

Antiguos alumnos

Entorno social: otros centros, organismos, asociaciones, etc.

3. CANALES:

Página Web del Centro que serviría como presentación del mismo ante toda la comunidad

Blog del Centro que serviría por así decirlo como elemento central de la comunicación desde el centro hacia el entorno y probablemente en función del tamaño del mismo blogs para las distintas etapas, para los distintos Ciclos Formativos, e incluso de modo más específico posibles blogs de Departamento o de Aula.

Plataforma Moodle para la gestión de los contenidos específicos de las materias y para el seguimiento del aprendizaje de los alumnos y alumnas

Redes Sociales: Facebook para abrir el centro al entorno cercano y no tan cercano, como gran red de contacto, especialmente con nuestros antiguos alumnos y con nuestros colaboradores. Twitter para dinamizar comunicados, favorecer el debate y la participación a una escala más amplia, Pinterest como gran tablero de presentación de contenidos tanto generados por el centro como los aportados por otros sujetos activos, el principal valor que tendrá para nosotros es la capacidad de aportar recursos visuales y presentarlos.

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4. CONTENIDOS, TONO, LÍNEA EDITORIAL

Puesto que nos dirigimos a toda la comunidad y sin limitaciones ni de espacio ni temporales, debemos aprovechar las ventajas que supone utilizar Internet ya que nos permite llegar a cualquier lugar durante veinticuatro horas al día. Una de las ventajas de esta gran disponibilidad es que podemos dirigirnos a cada uno de nuestros interlocutores según corresponda hacerlo en cuanto al contenido y  tono que debemos emplear.

La Página Web del Centro que serviría como presentación del mismo ante toda la comunidad se caracterizará por ofrecer información de tipo general acerca de quiénes somos, a qué nos dedicamos, como localizarnos y contactar con nosotros, servicios que ofrecemos, niveles de enseñanza que impartimos, instalaciones y dependencias, actividades, horarios, etc. Se utilizará un tono discreto, educado y formal. Sobrio y dirigido a un público muy general y diverso.

Blog del Centro que, como hemos declarado,  serviría por así decirlo como elemento central de la comunicación desde el centro hacia el entorno y probablemente en función del tamaño del mismo blogs para las distintas etapas, para los distintos Ciclos Formativos, e incluso de modo más específico posibles blogs de Departamento o de Aula. En este caso mostraría información más coyuntural y menos estable que la página Web, es decir, noticias, actualidad, temas de moda, o de interés general. Pondríamos especial cuidado en publicar sólo fotos o vídeos para los cuales tuviésemos autorización. El tono general aunque correcto será más relajado y distendido que en la página web del centro. También esperamos que sea un elemento que recoja más participaciones de los miembros de la comunidad educativa.

Plataforma Moodle  por ser para la gestión de los contenidos específicos de las materias y para el seguimiento del aprendizaje de los alumnos y alumnas, tendrá contenidos específicos de las materias y estará ordenado y compartimentado según dichas materias. Se utilizará un tono discreto, educado y formal ya que básicamente contendrá asuntos académicos. Este es el ámbito en el cual los docentes mantienen una comunicación permanente.

Redes Sociales: Facebook para abrir el centro al entorno cercano y no tan cercano, como gran red de contacto, especialmente con nuestros antiguos alumnos y con nuestros colaboradores. Twitter para dinamizar comunicados, favorecer el debate y la participación a una escala más amplia, Pinterest como gran tablero de presentación de contenidos tanto generados por el centro como los aportados por otros sujetos activos, el principal valor que tendrá para nosotros es la capacidad de aportar recursos visuales y presentarlos.

En todos estos casos la finalidad es animar a participar a todos los miembros y se  usará un tono más dinámico e informal, se procurará combinar la espontaneidad con la educación y el respeto. Siempre respetaremos los códigos de buena conducta “Netiqueta” y las normas elementales de ética y convivencia.

Consideramos que las Redes Sociales constituyen el  ambiente natural por el que se pueden canalizar  las aportaciones de los alumnos y alumnas que son una fuente incalculable e inagotable de propuestas e inspiración.

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5. ACCIONES

Para hacernos unas expectativas razonables en relación al uso de los elementos integrantes, o canales previstos en el Proyecto de Comunicación comenzaremos planteando una encuesta con la cual esperamos conocer el grado de utilización de las redes sociales y si existe con algún colectivo, especialmente padres y familiares, algún tipo de “brecha digital”, que impida la eficacia de nuestro plan de comunicación.

Informaremos de las novedades, si caso utilizando los medios que hasta ahora teníamos como correo electrónico, en cuanto a los canales a utilizar desde este momento, ya sean página web, blog, Facebook, Twitter o cualquier otro.

Si fuese necesario podríamos impartir alguna acción formativa para iniciar en el uso de estos medios a cualquiera de los colectivos participantes aunque nuestra prioridad serían las familias.

En caso de ser necesario se contratarán profesionales informáticos  para el mantenimiento del entramado informático y las RR.SS.. Se procurará la coordinación y accesibilidad entre todos los medios utilizados creando los enlaces correspondientes entre ellos.

 6. CRONOGRAMA

PERIODO ACTIVIDAD
ACTIVIDADES INICIALES Septiembre
Primera Quincena Elaboración del Proyecto de Comunicación.Presentación al Claustro.Presentación al Consejo Escolar.
Segunda Quincena Encuesta sobre uso de Internet y RR.SS..Análisis de Resultados.
ACTIVIDADES GENERALES Octubre
Primera Quincena Informar a las familias sobre las novedades en cuanto a los canales de comunicación.
Segunda Quincena Puesta en marcha del canal de Facebook, Twitter del centro y de los Blogs, Plataforma Moodle y tableros de Pinterest
Noviembre- Diciembre Actividades del Primer Trimestre.Evaluación de resultados.Comunicación de los resultados.Encuesta  y sugerencias.
Desde Enero a Junio Actividades de los dos trimestres aplicando los conocimientos adquiridos en el primer trimestre
ACTIVIDADES FINALES Junio
Primera Quincena Comprobación de objetivos.Encuesta del  uso durante el curso de Internet y RR.SS..
Segunda Quincena Elaborar una Memoria del Proyecto de Comunicación ExternaMedidas  correctivas a Adoptar.

7. RESPONSABLES, RECURSOS

En nuestro centro  el responsable del Plan de Comunicación Externa es el Director siendo el Jefe de estudios quien hará la función de coordinador de todos los elementos participantes:

Hemos dicho que en caso de ser necesario se contratarían profesionales informáticos  para el mantenimiento del entramado informático y las RR.SS.. Se procurará, por lo tanto,  la coordinación y accesibilidad entre todos los medios utilizados creando los enlaces correspondientes entre ellos. Por otra parte este profesional se encargará de  ser coordinador en cuanto a tecnología y será asesor  y formador especialmente de profesores.

En cuanto a los recursos, el centro pondrá a disposición de las familias, y a la comunidad educativa en general, el aula de informática para la posible realización de charlas, ponencias o cursos sobre Internet, redes sociales o sobre el manejo de las herramientas del plan de comunicación a familias y personal docente.

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Reflexión sobre un plan de comunicación externo para un centro educativo

Un plan de comunicación externo para un centro educativo surge de la necesidad de establecer una comunicación con los distintos miembros de la comunidad educativa o de todos aquellas personas y/o instituciones que necesitan conocer la vida del centro en cuestión

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Los objetivos de este plan de comunicación son:

  1. Transmitir de manera rápida y efectiva información y novedades a la comunidad educativa.
  2. Acercar el día a día del centro a la comunidad educativa.
  3. Fortalecer y mejorar la imagen del centro.
  4. Crear una imagen clara y uniforme del centro.
  5. Dar visibilidad a las actividades y actuaciones que se realizan en el centro.
  6. Mejorar la implicación y el compromiso de los miembros de la comunidad en la vida del centro.

No obstante este plan puede presentar pros y contras, a saber:

PROS

  • Permitir la retroalimentación (feedback) de los alumnos y las familias para saber sus opiniones y utilizarlas para mejorar el centro.
  • Aumentar la participación de las familias y alumnos en la vida del centro.
  • Ser ecológicos al reducir la cantidad de papel usado para hacer llegar la información a las familias.
  • Evitar que muchas actividades que se realizan en el centro o la situación real de este no llegue al conocimiento de las familias, los alumnos e incluso los propios profesores del centro, mejorando así la comunicación interna.
  • Mejora de los procesos propios del centro.

CONTRAS

  • Necesidad de mantener una buena comunicación interna en el centro recabando información de los distintos departamentos.
  • Centralización de la comunicación del centro en una persona y/o equipo, quitando la capacidad de representar al centro a otras personas que en determinadas situaciones podrían realizarlo.
  • Generación de posibles conflictos por mensajes por claros o confusos. Para ello, habrá que ser preciso en los mensajes enviados.
  • Quejas de las familias por el incumplimiento de las sugerencias.

Por ultimo vamos a reflexionar sobre los objetivos, las necesidades y los canales para profesores, familias, alumnos, el centro educativo y cualquier público que pueda participar en el proceso de comunicación externar, como puede ser la administración educativa, así:

Profesores

  • Hacer llegar a la familia las actividades, progresos del grupo y de los alumnos.
  • Tener una comunicación directa con las familias usando el correo electrónico en lugar de la agenda.
  • Agilizar y reducir el tiempo en la toma de medidas educativas por parte de las familias.
  • Evitar confusiones generadas por los mensajes orales transmitidos por terceras personas.

Canales públicos: Twitter del profesor, blog de la asignatura.

Canales privados: Correo electrónico, plataforma Pasen, listas de distribución de correo con los correos electrónicos de padres / alumnos, mensajes móviles, plataforma PASEN.

Centro educativo

  • Aumentar el compromiso educativo de las familias.
  • Hacer llegar a la familia las actividades realizadas por el centro.
  • Escuchas sus opiniones y sugerencias de mejora.
  • Homogeneizar la imagen del centro y no tener dependencia con la persona que transmite el mensaje y su forma de hacerlo.

Canales públicos: Web y blog del centro, twitter del centro.

Canales privados: Correo electrónico del centro, mensajes móviles, listas de distribución de correo, plataforma PASEN.

Alumnos

  • Mejorar su competencia digital con el uso de los nuevos canales de comunicación.
  • Tener una comunicación directa con el docente fuera del entorno del aula.
  • Obtener información del centro como las actividades realizadas por otros grupos distintos al suyo.
  • Estar al día en las novedades del centro.
  • Ayuda para mantener la agenda diaria.

Canales públicos: Web y blog del centro, twitter del centro.

Canales privados: Correo electrónico del centro, mensaje móviles, listas de distribución de correo, plataforma PASEN.

 Familias

  • Mantener el contacto con el centro sin tener que ir presencialmente al mismo.
  • Tener un canal de comunicación con otros miembros de la comunidad educativa.
  • Poder hacer llegar sus sugerencias y quejas sobre el funcionamiento del centro.
  • Facilitar los trámites administrativos y la información de relativas a estos.
  • Conocer los horarios, sesiones de tutoría y reuniones que se realizan en el centro.

Canales públicos: Web y blog del centro, twitter del centro.

Canales privados: Correo electrónico del centro, mensaje móviles, listas de distribución de correo, plataforma PASEN.

Administración educativa

No debemos olvidar la necesidad de obtener información del centro por parte de la administración educativa que tendrá distintos objetivos y necesidades:

  • Controlar el normal desarrollo de las actividades propias del centro educativo.
  • Prevenir posibles ilegalidades o errores normativos en el funcionamiento del centro.
  • Transmitir buenas prácticas entre centros educativos.
  • Comprobar la compresión y puesta en práctica de circulares.

Canales públicos: Web y blog del centro, twitter del centro.

Canales privados: Correo electrónico del centro, plataforma Séneca.

Otros interesados

Aquí podría estar involucrados otros elementos como posibles futuros alumnos o profesores del centro o entidades de carácter educativo con necesidad de obtener información del centro.

  • Obtener información relevante de la vida del centro.
  • Tener acceso a documentación como el plan de centro.

Canales públicos: Web y blog del centro, twitter del centro.

Canales privados: Correo electrónico del centro.

Finalmente, quiero hacer reflexionar la dificultad de llevar a cabo un plan de comunicación externo de un centro dado que existe diferentes actores con necesidad distintas y que no todos se puede satisfacer con el mismo medio.